Instrukcja zgłaszania naruszeń prawa

Załącznik nr 1
do uchwały 2/12/2017
Zarządu Banku Spółdzielczego
we Frampolu
z dnia 21.04.2017r.

Instrukcja zgłaszania naruszeń prawa oraz obowiązujących procedur i standardów etycznych w Banku Spółdzielczym we Frampolu

§ 1

1. Celem polityki zgłaszania naruszeń prawa oraz obowiązujących procedur i standardów etycznych jest ustalenie zasad zgłaszania przez pracowników naruszeń prawa oraz obowiązujących procedur i standardów etycznych w Banku Spółdzielczym we Frampolu.

2. Niniejsza Polityka nie wpływa na obowiązek przestrzegania jakichkolwiek ustawowych obowiązków prawnych przez pracowników Banku.

§ 2

Stosowane w niniejszej Instrukcji pojęcia oznaczają:

1. Anonim – zgłaszana przez pracowników informacja na zasadach określonych w niniejszej Instrukcji,

2. Bank – Bank Spółdzielczy we Frampolu

3. Pracownik – pracownik Banku, zatrudniony w oparciu o umowę o pracę,

4. Wyznaczony członek Zarządu – wskazany w Regulaminie działania Zarządu członek Zarządu, którego obowiązkiem jest odbieranie anonimów oraz sporządzanie informacji dla Zarządu i Rady i przekazywania anonimów na członków Zarządu.

§ 3

1. Zgłoszenia anonimów w rozumieniu niniejszej Instrukcji pracownicy dokonują w formie papierowej, przesyłając do Banku w dwóch kopertach.

2. Spakowanie pisma w dwie koperty jest sygnałem rozpoznawczym, że pismo podlega rozpatrzeniu w trybie opisanym w niniejszej Instrukcji.

§ 4

1. W przypadku, gdy zgłoszenie naruszeń przez pracowników dotyczy któregoś z członków Zarządu, Bank umożliwia zgłoszenie naruszeń z pominięciem Zarządu, drogą pocztową na adres „Rada Nadzorcza Banku Spółdzielczego we Frampolu ul. Rynek 16” (w dwóch kopertach).

§ 5

1. Zgłoszenia naruszeń dotyczyć mogą działań pracowników, a także wszystkich osób działających w imieniu i na rzecz Bank, np. wykonują czynności zlecone przez Bank.

2. Zgłoszenia mogą być dokonywane anonimowo. Bank zaleca jednak podpisanie zgłoszenia, aby umożliwić dokładne i skuteczne przeprowadzenie wewnętrznych postępowań wyjaśniających.

3. Zgłoszenie musi zawierać wszystkie istotne i potrzebne elementy, aby umożliwić odpowiednią weryfikację jego zasadności.

4. W przypadku zawarcia w zgłoszeniu danych osobowych, Bank przechowuje te dane tylko do czasu wyjaśnienia treści zgłoszenia a następnie dane są usuwane, zgodnie z obowiązującą w Banku procedurą przetwarzania danych osobowych.

§ 6

Bank zapewnia pracownikom dokonującym zgłoszenia poufność i anonimowość tożsamości, w tym odpowiednią ochronę danych osobowych, a także ochronę osoby dokonującej zgłoszenia przed działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania.

§ 7

1. Bank nie toleruje działań o charakterze represyjnym, dyskryminacji lub innych rodzajów niesprawiedliwego traktowania wobec osoby zgłaszającej naruszenie, ani wobec osób współpracujących podczas wewnętrznego postępowania wyjaśniającego związanego z weryfikacją zasadności zgłoszenia.

2. Bank podejmie odpowiednie działania dyscyplinarne w stosunku do osób dopuszczających się działań o charakterze represyjnym, dyskryminacji lub innych rodzajów niesprawiedliwego traktowania wobec osób zgłaszających naruszenie oraz osób współpracujących podczas wewnętrznego postępowania wyjaśniającego, a także nie przestrzegających zasad ochrony tożsamości tych osób.

§ 8

1. Wewnętrzne postępowanie wyjaśniające związane ze złożonym zgłoszeniem będzie prowadzone zgodnie z zasadami bezstronności i poufności, z przeprowadzeniem wszelkich koniecznych działań i przy zaangażowaniu odpowiednich stanowisk Banku.

2. Bank chroni dane osoby, której zarzuca się dokonanie naruszenia.

3. Wyjaśnienia prowadzi się zgodnie z procedurą rozpatrywania skarg i reklamacji, obowiązująca w Banku.

§ 9

1. Pracownicy Banku mają obowiązek udzielania informacji w toku wewnętrznego postępowania wyjaśniającego osobom przeprowadzającym to postępowanie.

2. W przypadku udzielania nieprawdziwych informacji w toku wewnętrznego postepowania wyjaśniającego, mogą być wszczęte działania dyscyplinarne w stosunku do pracowników utrudniających postępowanie.

§ 10

1. W przypadku stwierdzenia nadużycia niniejszej Instrukcji, np. zgłoszenia dokonanego w złej wierze, zmierzającego wyłącznie do wyrządzenia szkody wskazanej osobie albo jakimkolwiek osobom zainteresowanym powiadomieniem), mogą być wszczęte działania dyscyplinarne w stosunku do pracowników nadużywających możliwości zgłaszania naruszeń.

2. W przypadku stwierdzenia zasadności zgłoszenia Bank podejmie odpowiednie środki dyscyplinarne, a także inne działania mające na celu ochronę interesów Banku lub wynikające z przepisów prawa.

3. Pracownik w stosunku do którego potwierdziły się zarzuty jest informowany o przebiegu wyjaśnień przez Prezesa Zarządu.

§ 11

1. Rada Nadzorcza jest informowana o wynikach wewnętrznych postępowań wyjaśniających.

2. Rada Nadzorcza, co najmniej raz w roku ocenia adekwatność i skuteczność procedur anonimowego zgłaszania przez pracowników naruszeń, w tym niniejszej Instrukcji.